Protection des données personnelles des visiteurs accueillis à l’OCDE

 

Protection des données personnelles des visiteurs accueillis à l’OCDE

 

L’OCDE s’engage à protéger les données à caractère personnel des visiteurs se rendant dans ses locaux, conformément à ses Règles de protection des données personnelles. L’OCDE accueille des visiteurs qui viennent dans ses locaux dans divers buts et notamment, participer à des réunions officielles, assister à des conférences ou encore rencontrer des agents de l’Organisation.

 

Modalités de collecte et d’utilisation des données à caractère personnel

 

Données fournies par vous-même ou en votre nom

 

Toutes les personnes en visite à l’OCDE doivent être préenregistrées, une procédure qui nécessite que soient communiquées, par le visiteur ou en son nom, un certain nombre de coordonnées professionnelles ou personnelles. Les visiteurs reçoivent alors un PASS Visiteurs par courrier électronique, qui doit être présenté à l’entrée des locaux en même temps qu’une pièce d’identité officielle pour confirmer leur identité et permettre la création d’un badge visiteur.

 

Les données des visiteurs sont utilisées à l’appui d’un système de contrôle des accès qui protège les personnes, les locaux, ainsi que les biens et les systèmes de l’OCDE. Ces données permettent également à l’Organisation de tenir des statistiques de participation aux événements qu’elle organise et aux réunions de ses organes. Ces données sont stockées par l’OCDE et conservées pour une durée indéterminée à ces fins. L’OCDE met en œuvre des contrôles physiques, techniques et de sécurité pour protéger ces données à caractère personnel contre le vol, la perte, l’accès non autorisé ou l’utilisation illicite.

 

Enregistrements audio/vidéo, photos d’événements et vidéosurveillance

 

L’OCDE réalise des enregistrements audio de certaines réunions pour aider les agents à préparer les comptes rendus de ces réunions. L’accès à ces enregistrements est réservé au personnel compétent. Des enregistrements vidéo de réunions sont parfois également réalisés pour être diffusés publiquement sur le web, ou conservés pour être visionnés ultérieurement à la demande. La finalité de ces enregistrements est de permettre l’accès à un plus large public. Des photographies de certaines réunions sont également prises pour faciliter le travail de communication et de publicité. Lorsqu’une réunion est enregistrée en vidéo ou que des photos sont prises à cette occasion, les organisateurs communiquent aux participants inscrits toute précision utile à ce sujet.

 

Disposées en divers points de passage dans toute l’Organisation, des caméras de vidéosurveillance de sécurité enregistrent et conservent des images. Ces images sont utilisées à l’appui d’un système de contrôle des accès qui protège les personnes, les locaux, ainsi que les biens et les systèmes de l’OCDE. Elles sont conservées sur place à l’OCDE et sont détruites régulièrement à l’issue d’un délai de 4 semaines, en l’absence de tout incident nécessitant un délai de conservation plus long. L’accès à ces images est strictement réservé au personnel habilité.

 

Mesures liées au COVID-19

 

Durant toute la période de crise actuelle liée au COVID-19, le processus d’enregistrement exige des visiteurs qu’ils confirment, auprès des agents de l’OCDE les ayant invités à venir dans les locaux de l’Organisation, qu’ils remplissent bien l’ensemble des conditions définies pour entrer dans l’OCDE en temps de COVID-19. Les visiteurs dans l’incapacité de remplir l’ensemble de ces conditions doivent informer les personnes les ayant invités qu'ils ne les remplissent pas, sans préciser toutefois les conditions non respectées, et aucune donnée n’est collectée dans le cadre de cette procédure.

 

Les coordonnées collectées seront en outre utilisées dans le cadre d’un système d’urgence pour contacter les visiteurs si un cas de COVID-19 est détecté sur place.

 

Comment nous contacter ou faire valoir vos droits.

 

En vertu des Règles de protection des données personnelles de l’OCDE, vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel qui vous concernent et de les rectifier, de vous opposer à leur traitement, d’en demander l’effacement et d’obtenir, dans certaines conditions, la portabilité des données. Pour exercer ces droits au titre des données recueillies à l’occasion de votre visite, veuillez prendre contact avec SAP@oecd.org

 

Vous trouverez de plus amples informations sur la protection des données personnelles ici. Pour toute autre demande ou réclamation relative au traitement des données à caractère personnel vous concernant, veuillez prendre contact avec le Délégué à la protection des données. Si vous avez besoin d’une aide complémentaire pour régler un litige en rapport avec la protection des données à caractère personnel vous concernant, vous pouvez vous adresser au Commissaire à la protection des données. 

 

Dernière mise à jour : jeudi 17 septembre 2020.